Die GFEI zählt zu den TOP 10  Hauptversammlungs-Dienstleistern in Deutschland.

Wir kennen alle Besonderheiten der Präsenz oder Online Hauptversammlungen, die sich für Small und Mid Caps bis zum MDax im Rahmen der  Hauptversammlungs-Planung stellen. Unsere langjährige Erfahrung aus über 500 Präsenzhauptversammlungen bietet eine hervorragende Grundlage zur positiven Unternehmensdarstellung bei einem überschaubaren Budget.

• Rechtssichere Vorbereitung und Einberufung
  – Fristgerechte und formgerechte Umsetzung nach AktG
  – Abstimmung mit Notar, Gesellschaft und Bundesanzeiger
  – Einhaltung von Meldefristen, Satzung und Börsenvorgaben

• Akkurate Aktionärsdaten & Aktienregisterpflege
  – Erstellung der Teilnehmerlisten gemäß Aktienregister
  – Präzise Stimmberechtigungsprüfung (auch bei Namensaktien)
  – Handling von Umschreibungen und Depotbankmeldungen

• Effiziente Einlass- und Akkreditierungsprozesse
  – Schneller Check-In mit Barcode oder QR-Code-Systemen
  – Ausgabe von Stimmkarten, Abstimmungsgeräten und Unterlagen
  – VIP-/Vorstand-/Presse-Akkreditierung reibungslos organisiert

• Professionelle Abstimmungs- und Auszähltechnik (Software mit DAX – Standard)
  – Einsatz zertifizierter Abstimmungssysteme (elektronisch oder manuell)
  – Sofortige Ergebnisermittlung und -darstellung
  – Protokoll- und Beweissicherheit der Abstimmungen

• Organisation & Ablaufsteuerung vor Ort
  – Ablaufregie mit Zeitmanagement, Rednerlisten und Wortmeldungen
  – Enge Abstimmung mit Versammlungsleitung und Notar
  – Technische Koordination von Ton, Bild, Licht und Streaming (falls hybrid)

• Erfahrenes HV-Team & Betreuung des Vorstands / Aufsichtsrats
  – Persönliche Begleitung des Unternehmens am HV-Tag
  – Unterstützung bei Reden, Präsentationen, Protokollen
  – Ansprechpartner für alle rechtlich-organisatorischen Fragen

• Kommunikation & Teilnehmermanagement
  – Versand der Einladungen und Stimmrechtsvollmachten
  – Hotline und Support für Aktionäre und Bevollmächtigte
  – Bearbeitung von Rückfragen, Vollmachten und Gegenanträgen

• Reibungslose Zusammenarbeit mit Notar & Dienstleistern
  – Protokollabstimmung, Abstimmungsergebnisse, elektronische Datenübermittlung
  – Schnittstellenmanagement zu Catering, Location, Technik und Sicherheit

• Datensicherheit & Compliance
  – DSGVO-konforme Datenverarbeitung
  – Gesicherte Serverstrukturen und Verschlüsselung
  – Nachvollziehbare Prozesse und Audit-Trails

• Nachbereitung & Reporting
  – Erstellung der HV-Dokumentation und Ergebnislisten
  – Übergabe an das Unternehmen / Veröffentlichung im Bundesanzeiger
  – Lessons Learned / Optimierung für Folgejahre

Auch im Bereich der Online-HV bieten wir State-of-the-Art Softwarelösungen. Neben der Einrichtung der Streaming Server und Software bieten wir auch den Livestream mit entsprechender Technik an.

Profitieren Sie vom reibungslosen, sicheren und in sich geschlossenen Hauptversammlungsmanagement der GFEI.

Gern zeigen wir Ihnen – auch kurzfristig – unsere Lösungen im Rahmen einer Videokonferenz.

POWER of Online AGM by GFEI