Vor ORT und Persönlich
Ihre Aktionärshauptversammlung
in Präsenz
Wir organisieren Ihre Aktionärshauptversammlung (HV) rechtssicher, effizient und kostentransparent – ob Präsenz-, virtuelle oder hybride HV. Als erfahrener Hauptversammlungsdienstleister begleiten wir Aktiengesellschaften und SEs von der Planung bis zur Durchführung
Profitieren Sie vom reibungslosen, sicheren und in sich geschlossenen Hauptversammlungsmanagement der GFEI.
- Abläufe gemäß AktG von Einberufung bis Abstimmung
- Digitale Abwicklung mit Software-System DAX Standard
- Personliche Vor Ort-Betreuung und Beratung von GFEI
Zeit-, Abstimmungs- und Kostenersparnis für Sie und Ihre Aktionäre
Alle Aktionärsrechte werden in der Hauptversammlung gewahrt! Mit Softwareanwendung auf DAX Standard
Die GFEI zählt zu den TOP erfahrenen Hauptversammlungs-Dienstleistern in Deutschland.
Neu ab 2026 – mit Tablet-Abstimmung: Das HV-Leistungsspektrum umfasst sämtliche, Ihnen bekannte, klassische Beratungselemente. State-of-the-Art Softwareapplikationen wie zum Beispiel eine elektronische, Tablet-basierte Abstimmung zählen ebenso zu den Services wie eine integrierte HV-Portal-Lösung – auch für den aktionärsfreundlichen digitalen Anmeldeprozess bei Namensaktien.
Wir kennen alle Besonderheiten der Präsenz- oder Online-Aktionärshauptversammlungen, die sich für Small und Mid Caps bis zum MDax im Rahmen der HV-Planung stellen. Unsere langjährige Erfahrung aus über 500 Präsenzhauptversammlungen bietet eine hervorragende Grundlage zur positiven Unternehmensdarstellung bei einem überschaubaren Budget.
Rechtssichere Vorbereitung und Einberufung einer Aktionärshauptversammlung
– Fristgerechte und formgerechte Umsetzung nach AktG
– Abstimmung mit Notar, Gesellschaft und Bundesanzeiger
– Einhaltung von Meldefristen, Satzung und Börsenvorgaben
Akkurate Aktionärsdaten & Aktienregisterpflege
– Erstellung der Teilnehmerlisten gemäß Aktienregister
– Präzise Stimmberechtigungsprüfung (auch bei Namensaktien)
– Handling von Umschreibungen und Depotbankmeldungen
Effiziente Einlass- und Akkreditierungsprozesse
– Schneller Check-In mit Barcode oder QR-Code-Systemen
– Ausgabe von Stimmkarten, Abstimmungsgeräten und Unterlagen
– VIP-/Vorstand-/Presse-Akkreditierung reibungslos organisiert
Professionelle Abstimmungs- und Auszähltechnik (Software im DAX-Standard)
– Einsatz zertifizierter Abstimmungssysteme (elektronisch oder manuell)
– Sofortige Ergebnisermittlung und -darstellung
– Protokoll- und Beweissicherheit der Abstimmungen
Organisation & Ablaufsteuerung vor Ort
– Ablaufregie mit Zeitmanagement, Rednerlisten und Wortmeldungen
– Enge Abstimmung mit Versammlungsleitung und Notar
– Technische Koordination von Ton, Bild, Licht und Streaming (falls hybrid)
Erfahrenes HV-Team & Betreuung des Vorstands / Aufsichtsrats
– Persönliche Begleitung des Unternehmens am HV-Tag
– Unterstützung bei Reden, Präsentationen, Protokollen
– Ansprechpartner für alle rechtlich-organisatorischen Fragen
Kommunikation & Teilnehmermanagement Aktionärshauptversammlung
– Versand der Einladungen und Stimmrechtsvollmachten
– Hotline und Support für Aktionäre und Bevollmächtigte
– Bearbeitung von Rückfragen, Vollmachten und Gegenanträgen
Reibungslose Zusammenarbeit mit Notar & Dienstleistern
– Protokollabstimmung, Abstimmungsergebnisse, elektronische Datenübermittlung
– Schnittstellenmanagement zu Catering, Location, Technik und Sicherheit
Datensicherheit & Compliance
– DSGVO-konforme Datenverarbeitung
– Gesicherte Serverstrukturen und Verschlüsselung
– Nachvollziehbare Prozesse und Audit-Trails
Nachbereitung & Reporting einer Aktionärshauptversammlung
– Erstellung der HV-Dokumentation und Ergebnislisten
– Übergabe an das Unternehmen / Veröffentlichung im Bundesanzeiger
– Lessons Learned / Optimierung für Folgejahre
eVote - die Tablet-basierte Abstimmung
– Abstimmung mittels eVote – statt Stimmbögen und Urnen
– Prozessreduktion: Die Zusammenlegung von Stimmsammlung und -auszählung führen zur Beschleunigung der Ergebnisermittlung gegenüber der papierhaften Abstimmung mittels Stimmbögen.
– Die übersichtliche Darstellung der zur Abstimmung stehenden Tagesordnungspunkte oder Anträge sowie die intuitive Bedienbarkeit der Eingabemaske vereinfachen die Stimmabgabe.
Neu bei GFEI ab 2026: Tablet-basierte Abstimmung
Digitalsieren Sie Ihre HV - Prozessreduktion
Vorteile von eVote auf einen Blich:
Vorteile der Tabletabstimmung bei Hauptversammlungen
1. Beschleunigte Abstimmungsprozesse
Abstimmungsergebnisse stehen innerhalb weniger Sekunden zur Verfügung. Wartezeiten, manuelle Auszählungen und Verzögerungen im Versammlungsablauf entfallen vollständig.
2. Maximale Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit
Jede Stimmabgabe wird eindeutig, revisionssicher und lückenlos dokumentiert. Fehleranfällige manuelle Verfahren werden konsequent vermieden.
3. Effizienterer und strukturierter Versammlungsablauf
Durch reduzierte Rede-, Abstimmungs- und Wartezeiten wird die Hauptversammlung insgesamt deutlich kürzer und planbarer – zum Vorteil von Gesellschaft und Aktionären.
4. Hoher Bedienkomfort für Aktionäre
Die intuitive, barrierearme Benutzeroberfläche ermöglicht eine einfache Nutzung – auch für technisch weniger erfahrene Teilnehmer.
5. Flexible und rechtssichere Abstimmungsvarianten
Offene, geheime, namentliche oder getrennte Abstimmungen können jederzeit kurzfristig und rechtssicher durchgeführt werden.
6. Nahtlose Integration in digitale HV-Prozesse
Die Tabletabstimmung lässt sich vollständig in bestehende Systeme integrieren, insbesondere in Aktionärsportale, Präsenzsysteme und die Stimmrechtsvertretung.
Auch im Bereich der Online-HV bieten wir state-of-the-art Softwarelösungen. Neben der Einrichtung der Streaming Server und Software bieten wir auch den Livestream mit entsprechender Technik an.
Profitieren Sie vom reibungslosen, sicheren und in sich geschlossenen Hauptversammlungsmanagement der GFEI.
Gern zeigen wir Ihnen – auch kurzfristig – unsere Lösungen im Rahmen einer Videokonferenz.